Es muy común que los negocios soliciten cotizaciones a diferentes proveedores para conseguir el mejor precio para sus compras. Esto implica que muchas veces los clientes se ven en la necesidad de redactar un correo para enviar una cotización. Para asegurarse de que su correo sea respetuoso y profesional, hay algunos detalles que debes tener en cuenta.
1. Empieza Por Saludar
Al igual que en una carta formal, siempre hay que empezar por saludar al destinatario. Esto es una forma de mostrar respeto y cortesía. Si conoces al destinatario, puedes saludarlo con su nombre y apellido, de lo contrario, puedes usar una saludo de cortesía como: “Estimado Señor”, “Estimada Señora”, “Estimado Sr.”, “Estimada Sra.”, “Estimado Sr./Sra.”, “Atentamente”, entre otros.
2. Explica La Razón De Tu Correo
Lo primero que debes hacer es explicar el motivo de tu correo. Esto debe hacerse con brevedad y de forma clara para que el destinatario entienda rápidamente el contenido del mensaje. Por ejemplo, puedes decir: “Estoy escribiendo para solicitar una cotización para…”. Si ya has hablado con el destinatario previamente, puedes recordarle sobre la conversación que tuvieron para refrescar su memoria.
3. Describe El Producto O Servicio
Una vez que hayas explicado la razón de tu correo, debes indicar el producto o servicio que deseas cotizar. Procura ser lo más específico posible para que el destinatario sepa de qué estás hablando. Si es posible, menciona las características del producto, el tamaño, el color, etc. Esto te ayudará a darle al destinatario una idea clara de lo que necesitas.
4. Pide Una Cotización
Luego de describir el producto o servicio que deseas cotizar, debes pedir al destinatario que te envíe una cotización. Si es posible, define un plazo para que el destinatario te envíe la cotización. Si el destinatario necesita alguna información adicional para poder enviarte la cotización, debes indicarle que estás dispuesto a proporcionarle la información que requiera.
5. Proporciona La Información De Contacto
Al final del correo, es importante que proporciones tu información de contacto para que el destinatario pueda comunicarse contigo. Esta información debe incluir tu nombre completo, teléfono, dirección de correo electrónico y dirección postal. Si deseas, también puedes incluir tu número de fax para que el destinatario pueda enviarte la cotización por fax.
6. Cierra Tu Correo
Al final del correo, debes cerrarlo de forma amable. Esto es una forma de agradecer al destinatario por tomarse el tiempo de leer tu correo. También puedes agregar una frase de cortesía para que el destinatario sepa que esperas su respuesta. Por ejemplo, puedes decir: “Agradezco su atención y espero su respuesta a la brevedad”.
7. Ejemplo De Correo Para Enviar Cotización
A continuación, te presentamos un ejemplo de correo para enviar una cotización:
Estimado Sr./Sra.:
Escribo en nombre de la empresa XYZ para solicitar una cotización para la compra de 10 lámparas de mesa de color blanco. Estas lámparas deben tener un tamaño de 20 cm. de largo y 10 cm. de ancho.
Agradecería me envíe la cotización a mi dirección de correo electrónico a más tardar el día viernes 5 de mayo. Si necesita alguna información adicional para poder enviarme la cotización, estoy dispuesto a proporcionarle toda la información que requiera.
Mi información de contacto es la siguiente:
Nombre: John Smith.
Teléfono: 555-555-5555.
Dirección de correo electrónico: [email protected].
Dirección postal: 123 Main Street, Anytown, USA.
Agradezco su atención y espero su respuesta a la brevedad.
Atentamente,
John Smith.
8. Ejemplo De Correo Para Enviar Cotización (en inglés)
A continuación, te presentamos un ejemplo de correo en inglés para enviar una cotización:
Dear Sir/Madam:
I am writing on behalf of the company XYZ to request a quotation for the purchase of 10 white table lamps. These lamps should measure 20 cm. in length and 10 cm. in width.
I would appreciate if you could send me the quotation to my email address by Friday, May 5th. If you need any additional information in order to send me the quotation, I am willing to provide you with any information you may require.
My contact information is as follows:
Name: John Smith.
Phone: 555-555-5555.
Email address: [email protected].
Mailing address: 123 Main Street, Anytown, USA.
I thank you for your attention and look forward to your reply soon.
Sincerely,
John Smith.
Conclusion
Redactar un correo para enviar una cotización puede ser una tarea complicada si no se conocen los detalles necesarios para hacerlo. Sin embargo, si se tienen en cuenta los consejos anteriores, el proceso se vuelve mucho más sencillo. Es importante saludar al destinatario, explicar la razón del correo, describir el producto o servicio que se desea cotizar, pedir una cotización, proporcionar la información de contacto y cerrar el correo de forma amable. Con estos sencillos pasos, podrás redactar un correo para enviar una cotización de forma profesional y efectiva.
Si deseas saber más sobre cómo redactar un correo para enviar una cotización, puedes leer este artículo.
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