Una empresa es una entidad legal constituida para llevar a cabo una actividad comercial o industrial. La compra de bienes y servicios es una parte importante del funcionamiento de toda empresa. La compra de los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de una empresa se conoce como proceso de compras. El proceso de compra de una empresa incluye varios pasos, desde la identificación de los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa hasta la recepción de los bienes comprados. A continuación se explica en detalle el proceso de compras de una empresa.
Identificación de los bienes y servicios necesarios
El primer paso en el proceso de compras de una empresa es identificar los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa. Esta identificación se realiza en base a los requisitos de la empresa y a sus necesidades de producción. Los bienes y servicios necesarios son los bienes y servicios que se necesitan para llevar a cabo las actividades de la empresa. Una vez identificados los bienes y servicios necesarios, la empresa debe determinar cuántos de estos bienes y servicios necesita adquirir para su uso.
Búsqueda de proveedores
Una vez identificados los bienes y servicios necesarios, la empresa debe buscar proveedores que puedan proporcionar los bienes y servicios requeridos. La búsqueda de proveedores se realiza normalmente a través de la publicación de una solicitud de cotización en los medios adecuados. En esta solicitud, la empresa debe especificar los bienes y servicios requeridos, así como sus especificaciones técnicas, cantidades requeridas y plazos de entrega. La solicitud de cotización se envía a los proveedores potenciales para que presenten una cotización.
Evaluación de las cotizaciones
Una vez recibidas las cotizaciones de los proveedores, la empresa debe evaluar las cotizaciones para determinar cuál de ellas es la más adecuada para sus necesidades. La evaluación de las cotizaciones se realiza normalmente en base a varios criterios, como el precio, la calidad, la fiabilidad, la entrega y el servicio post-venta. La empresa debe elegir la mejor cotización, teniendo en cuenta estos criterios de evaluación.
Negociación con el proveedor
Una vez que se ha elegido el proveedor, se puede iniciar la negociación con el mismo. En esta negociación, la empresa debe asegurarse de que los términos y condiciones del acuerdo cumplen con sus requisitos. Esto incluye la cantidad de bienes y servicios requeridos, el precio, la forma de pago, los plazos de entrega, la calidad, la fiabilidad y el servicio post-venta. La negociación con el proveedor es un paso importante para garantizar que los bienes y servicios comprados cumplan con los requisitos de la empresa.
Emitir el pedido
Una vez que se han acordado los términos y condiciones del acuerdo con el proveedor, la empresa debe emitir el pedido. El pedido es un documento legal que establece los términos y condiciones de la compra. El pedido debe incluir la cantidad de bienes y servicios requeridos, el precio, los plazos de entrega, así como las especificaciones técnicas y la forma de pago. El pedido se envía al proveedor para que este pueda comenzar a preparar los bienes y servicios requeridos.
Recepción de los bienes y servicios
Una vez que el proveedor ha preparado los bienes y servicios requeridos, los mismos se entregan a la empresa. La recepción de los bienes y servicios debe realizarse de acuerdo con los términos y condiciones del acuerdo. La empresa debe comprobar que los bienes y servicios entregados cumplen con los requisitos especificados en el pedido. Si hay algún problema con los bienes y servicios entregados, la empresa debe notificar al proveedor para que estos puedan ser corregidos o reemplazados.
Pago al proveedor
Una vez que la empresa ha recibido los bienes y servicios y estos cumplen con los requisitos especificados en el pedido, procede el pago al proveedor. El pago al proveedor se realiza de acuerdo con los términos y condiciones del acuerdo. Esto suele ser mediante transferencia bancaria o cheque. Una vez que el proveedor ha recibido el pago, el proceso de compra se ha completado con éxito.
Ejemplo de un proceso de compras de una empresa
Un ejemplo de un proceso de compras de una empresa es el siguiente. Una empresa necesita comprar una cantidad determinada de papel para su uso. Primero, la empresa identifica los requisitos del papel, como el tamaño, el peso y el color. A continuación, la empresa busca proveedores de papel que puedan proporcionar el papel con los requisitos especificados. Una vez recibidas las cotizaciones de los proveedores, la empresa evalúa las mismas para determinar cuál es la mejor opción para sus necesidades. Luego se negocia con el proveedor elegido para asegurarse de que los términos y condiciones del acuerdo cumplen con los requisitos de la empresa. Una vez acordados los términos y condiciones del acuerdo, la empresa emite el pedido. El proveedor prepara el papel y lo entrega a la empresa. La empresa recibe el papel y, una vez comprobado que cumple con los requisitos, procede al pago al proveedor. El pago al proveedor completa el proceso de compras.
